Opanuj raporty Salesforce: wskazówki, jak najlepiej wykorzystać swoje dane

W dzisiejszym dynamicznym krajobrazie biznesowym stwierdzenie „wiedza to potęga” przekształciło się w bardziej zniuansowaną prawdę: praktyczne spostrzeżenia uzyskane na podstawie danych naprawdę zmieniają zasady gry. Salesforce, jako wiodąca platforma CRM, zapewnia firmom nie tylko narzędzie do gromadzenia danych, ale także do przekształcania ich w istotne informacje dzięki zaawansowanym funkcjom raportowania. Jednak sam dostęp do tych narzędzi nie wystarczy. Prawdziwe wykorzystanie ich wymaga zrozumienia, strategii i finezji. Ten przewodnik ma na celu pomóc użytkownikom Salesforce — niezależnie od tego, czy jesteś doświadczonym weteranem, czy dopiero zaczynasz — wykorzystać pełny potencjał raportów Salesforce. Zanurz się w naszych wskazówkach, które pomogą Ci w pełni wykorzystać dane, przekształcając liczby i metryki w praktyczne strategie, które zapewnią sukces.

1. Zrozum podstawy:

Piękno raportów Salesforce polega na ich możliwościach dostosowania do szeregu potrzeb biznesowych. Zanim jednak zanurzysz się w głębiny, ważne jest, aby zrozumieć podstawowe elementy. Przyglądnijmy się tym najważniejszym:

• Różne typu raportów:
  • Tabelaryczne: pomyśl o tym jak o prostym arkuszu kalkulacyjnym. To lista elementów z określonymi polami. Najlepiej stosować, gdy potrzebujesz prostej listy, na przykład wszystkich kontaktów z określonego regionu lub potencjalnych klientów wygenerowanych w ciągu ostatniego miesiąca.
  • Raporty podsumowujące: ten format umożliwia grupowanie wierszy danych i wyświetlanie sum częściowych. Idealny do szybkiego przeglądu, na przykład całkowitego przychodu generowanego przez każdą linię produktów lub potencjalnych klientów pogrupowanych według źródła.
  • Macierz: jeśli chcesz zobaczyć dane pogrupowane zarówno według wierszy, jak i kolumn (np. tabela przestawna), to jest to doskonały wybór. Jest nieoceniony w przypadku analiz wielowymiarowych, takich jak miesięczne dane dotyczące sprzedaży podzielone na kategorie zarówno według regionu, jak i produktu.
  • Raporty połączone: ten typ umożliwia przeglądanie wielu raportów w jednym miejscu. Jeśli kiedykolwiek chciałeś zobaczyć na przykład szczegóły konta wraz z powiązanymi z nim możliwościami i zgłoszeniami serwisowymi, ten raport będzie Twoim sprzymierzeńcem.
• Raporty standardowe i niestandardowe:
  • Salesforce jest od razu wyposażony w mnóstwo standardowych raportów — predefiniowanych raportów, które obejmują wiele typowych potrzeb biznesowych. Jednak każda firma jest wyjątkowa i może nadejść czas, kiedy standardowe raporty nie do końca to wystarczą. W tym miejscu wkraczają raporty niestandardowe. Oferują one elastyczność dostosowywania raportów do konkretnych wymagań, dzięki czemu uzyskane spostrzeżenia rzeczywiście odpowiadają celom biznesowym.

2. Skorzystaj z filtrów raportów:

Dane są najcenniejsze, gdy są konkretne i istotne. Chociaż raporty Salesforce mogą zapewnić szeroki przegląd, prawdziwa magia dzieje się, gdy skupiasz się na precyzyjnych wycinkach danych, które mają największe znaczenie. Odkryj filtry raportu. To Twój skalpel w rozległym świecie chirurgii danych, umożliwiający analizę i wyświetlenie dokładnie tego, czego potrzebujesz.

• Filtrowanie po dacie:
  • Każda firma działa według harmonogramu, niezależnie od tego, czy chodzi o kwartalne cele sprzedażowe, miesięczne przeglądy wyników, czy cotygodniowe kontrole zadań. Filtry dat w raportach Salesforce umożliwiają łatwe skupienie się na danych z określonych przedziałów czasowych. Niezależnie od tego, czy oceniasz transakcje zamknięte w tym kwartale, czy analizujesz wzrost rok do roku, filtry dat są niezbędne. Wskazówka: Salesforce oferuje również dynamiczne filtry dat, takie jak „Ostatnie N dni” lub „Następne N tygodni”, co zwiększa elastyczność raportowania.
• Filtry niestandardowe:
  • Czasami trzeba zagłębić się w szczegóły. Filtry niestandardowe pozwalają właśnie to zrobić. Wyobraź sobie, że wprowadzasz na rynek nowy produkt i chcesz śledzić leady wygenerowane tylko z określonej kampanii lub regionu. Konfigurując filtry niestandardowe, możesz zawęzić raport tak, aby wyświetlał tylko te punkty danych, które odpowiadają Twoim kryteriom. Pamiętaj, że im bardziej szczegółowe dane, tym bardziej przydatne będą Twoje wnioski.

Dzięki zastosowaniu filtrów Twoje raporty przekształcają się z ogólnych przeglądów w szczegółowe informacje. Ale to dopiero początek. W miarę postępów odkryjemy więcej narzędzi i technik pozwalających udoskonalić i ulepszyć raportowanie w Salesforce.

3. Opanuj formuły raportów:

Raport dynamiczny to nie tylko zbieranie danych; chodzi o wyciąganie z tego wniosków i wzorców. Tutaj z pomocą przychodzą formuły raportowe Salesforce. Pomyśl o tych formułach jak o swoim analityku danych osobowych, analizującym liczby i oferującym lepsze zrozumienie ich znaczenia.

• Tworzenie niestandardowych obliczeń:
  • Często dane, które masz pod ręką, nie są wystarczające. Aby uzyskać głębsze spostrzeżenia, należy przeprowadzić obliczenia. Dzięki niestandardowym polom formuł Salesforce w raportach możesz tworzyć obliczenia dostosowane do potrzeb Twojej firmy. Możesz na przykład obliczyć współczynnik konwersji potencjalnych klientów na okazje biensowe lub średnią wielkość transakcji w określonym przedziale czasu. Te niestandardowe obliczenia mogą uwypuklić trendy lub obszary budzące obawy, które w przeciwnym razie mogłyby zostać przeoczone.
• Formatowanie warunkowe:
  • Zwizualizowane dane opowiadają bardziej przekonującą historię. Formatowanie warunkowe usprawnia tę wizualizację poprzez wyróżnianie określonych punktów danych w oparciu o wcześniej określone warunki. Można na przykład ustawić regułę, która będzie wyróżniać na zielono wszystkie możliwości powyżej określonej wartości lub na czerwono te, które pozostaną w stagnacji po upływie określonego okresu. Ta wizualna wskazówka ułatwia na pierwszy rzut oka dostrzeżenie wartości odstających, sukcesów lub potencjalnych problemów.

Salesforce zapewnia bogaty zestaw narzędzi do tworzenia i analizowania raportów, ale opanowanie pól formuł znacznie podnosi możliwości raportowania. Gdy zagłębisz się w szczegóły i przyzwyczaisz się do korzystania z tych funkcji, przekonasz się, że Twoje raporty staną się bardziej wnikliwe, oferując przydatne informacje, które pomogą w rozwoju Twojej firmy.

4. Skorzystaj z pól segmentowych (Bucket Fields):

W świecie danych kategoryzacja jest kluczowa. Czasami jednak nasze dane nie pasują do istniejących kategorii. Tutaj z pomocą przychodzą pola segmentowe w raportach Salesforce. Zamiast zmieniać oryginalne dane lub tworzyć wiele pól niestandardowych, pola segmentów umożliwiają tymczasowe grupowanie wartości raportu w znaczące kategorie w celu usprawnienia analizy.

• Grupowanie według zakresów lub segmentów:
  • Jednym z najczęstszych zastosowań pól segmentowych jest kategoryzowanie danych liczbowych w określone zakresy. Na przykład, jeśli oceniasz wielkość transakcji, możesz podzielić je na „Małe transakcje”, „Średnie transakcje” i „Duże transakcje” w oparciu o progi wartości. Zapewnia to szybki przegląd i pozwala ocenić, gdzie przypada większość Twoich transakcji.
• Ponowna kategoryzacja istniejących danych:
  • Nie każda kategoryzacja, którą dokonałeś na początku, wytrzymuje próbę czasu. W miarę rozwoju Twojej firmy może się okazać, że wcześniejsze kategoryzacje danych nie mają już sensu. Pola segmentów umożliwiają zmianę kategorii danych na bieżąco w raportach, bez zmiany oryginalnych danych. Na przykład, jeśli wcześniej miałeś potencjalnych klientów podzielonych na kategorie według określonych branż, ale teraz chcesz wyświetlić ich w szerszych sektorach, pola segmentów sprawią, że to przejście będzie płynne.
• Udoskonalanie wizualizacji danych:
  • Segmentacja sprawia, że raporty są czystsze i bardziej wizualne. Dzięki zmniejszeniu szczegółowości kategorii wykresy stają się bardziej czytelne. Zamiast przeglądać wykres słupkowy z dziesiątkami pokrojonych w cienkie plasterki kategorii, widzisz skonsolidowane, znaczące segmenty, prowadzące do szybszych wniosków.

Pola segmentowe służą zwiększeniu przejrzystości danych bez ingerencji w oryginalne dane. Zapewniają elastyczność, dzięki czemu raporty mogą się szybko dostosowywać do zmieniających się potrzeb analitycznych.

5. Korzystaj z interaktywnych pulpitów nawigacyjnych (dashboardów):

Pojedyncze daane opowiadają historię, ale dane w korelacji tworzą prawdziwe arcydzieło. Interaktywne pulpity nawigacyjne Salesforce łączą wiele zestawów danych, oferując kompleksowy wgląd w wskaźniki biznesowe w czasie rzeczywistym. Ale te pulpity nawigacyjne są czymś więcej niż tylko prezentacją wizualną, są interaktywne i zapewniają przekrój spostrzeżeń za pomocą zaledwie kilku kliknięć.

• Wiele komponentów w jednym widoku:
  • Panel Salesforce może składać się z różnych komponentów, z których każdy reprezentuje inny raport. Niezależnie od tego, czy jest to wykres kołowy przedstawiający źródła potencjalnych klientów, wskaźnik mierzący kwartalną sprzedaż, czy tabela śledząca otwarte sprawy – możesz mieć je wszystkie w jednym skonsolidowanym widoku. To zestawienie pomaga korelować dane między działami, dzięki czemu decyzje strategiczne są bardziej świadome.
• Możliwość drążenia szczegółów:
  • Zauważasz interesujący trend lub anomalię w jednym z elementów pulpitu nawigacyjnego? Nie zatrzymuj się tylko na ich powierzchni. Interaktywne pulpity nawigacyjne pozwalają jednym kliknięciem przejść do podstawowego raportu i uzyskać szczegółowy wgląd w przyczyny tych liczb.
• Dynamiczne zakresy dat i filtry:
  • Dashboardy nie są statyczne. Dzięki Salesforce możesz skonfigurować dynamiczne zakresy dat i filtry, dzięki czemu Twoje pulpity nawigacyjne pozostaną aktualne. Niezależnie od tego, czy przeglądasz dane z ostatniego kwartału fiskalnego, czy chcesz zobaczyć najlepszych przedstawicieli handlowych w tym miesiącu, dostosowanie widoku pulpitu nawigacyjnego jest łatwe.
• Zaplanowane odświeżenia i powiadomienia:
  • Upewnij się, że dane w panelu kontrolnym są zawsze aktualne, konfigurując zaplanowane odświeżania. Dodatkowo możesz skonfigurować powiadomienia, aby ostrzegać interesariuszy w przypadku osiągnięcia określonych progów lub wystąpienia znaczących przesunięć danych.

Wykorzystanie interaktywnych pulpitów nawigacyjnych oznacza przeniesienie gry opartej na danych ze zwykłej obserwacji do aktywnego zaangażowania. Zapewniając całościowy, interaktywny widok wskaźników biznesowych, pulpity nawigacyjne Salesforce zapewniają, że zawsze jesteś na bieżąco i możesz w każdej chwili podejmować decyzje oparte na danych.

6. Nadaj priorytet wizualizacji i estetyce danych:

W dziedzinie danych prezentacja jest równie ważna jak sama treść. Dobrze zaprezentowany raport nie tylko przyciąga uwagę, ale także pomaga w zrozumieniu, zapewniając, że uzyskane spostrzeżenia są dokładne i praktyczne. Salesforce oferuje szereg narzędzi do wizualizacji, które pomogą Ci sprawić, że Twoje raporty będą estetyczne i, co ważniejsze, skutecznie komunikatywne.

• Wybór odpowiedniego typu wykresu:
  • Różne narracje danych wymagają różnych narzędzi wizualnego opowiadania historii. Salesforce udostępnia niezliczoną ilość typów wykresów, takich jak wykresy słupkowe, wykresy liniowe, wykresy kołowe, wykresy pierścieniowe i inne. Zrozumienie, kiedy używać jakiego wykresu, jest kluczowe. Na przykład, użyj wykresu liniowego, aby śledzić trendy sprzedaży w czasie, podczas gdy wykres kołowy może być bardziej odpowiedni do przedstawienia udziału w rynku.
• Korzystanie z kodów kolorów:
  • Kolory mogą wiele przekazać, nie mówiąc ani słowa. W raportach Salesforce możesz używać kodów kolorów, aby wyróżnić określone punkty danych, rozróżnić kategorie lub ustawić nastrój raportu. Na przykład użycie gradientu od zieleni do czerwieni może szybko wyświetlić wskaźniki wydajności, przy czym kolor zielony oznacza doskonałą wydajność, a kolor czerwony wskazuje obszary wymagające uwagi.
• Elementy interaktywne:
  • Interaktywne wykresy zapewniają lepszą obsługę użytkownika. Efekty najechania kursorem, klikalne segmenty i podpowiedzi z dodatkowymi informacjami sprawiają, że eksploracja danych jest wciągająca i pouczająca.
• Utrzymanie spójności:
  • Estetyka obejmuje także spójność. Upewnij się, że Twoje raporty mają spójny schemat kolorów, styl czcionki i układ. To nie tylko sprawia, że raporty wyglądają profesjonalnie, ale także pomaga w szybszej interpretacji danych, gdy użytkownicy zapoznają się z Twoim stylem raportowania.

W świecie, w którym czas skupienia uwagi maleje, niedocenienie siły wizualnego opowiadania historii jest błędem. Stawiając na pierwszym miejscu wizualizację danych i estetykę, możesz mieć pewność, że Twoje raporty Salesforce będą nie tylko wnikliwe, ale także skuteczne i pozwolą na podejmowanie praktycznych decyzji opartych na jasnym zrozumieniu.

7. Regularnie kontroluj i aktualizuj swoje raporty:

W stale zmieniającym się krajobrazie biznesu to, co było istotne wczoraj, może nie mieć takiego samego znaczenia dzisiaj. W miarę rozwoju, adaptacji i zmian Twojej firmy, raporty Salesforce również powinny się zmieniać. Regularne audyty i aktualizacje zapewniają, że Twoje raporty pozostają istotne, przydatne i zgodne z bieżącymi celami biznesowymi.

• Bądź na bieżąco ze zmieniającymi się celami biznesowymi:
  • Cele biznesowe ewoluują. Kampania lub produkt, który był centralnym punktem w zeszłym roku, może teraz mieć drugorzędne znaczenie w stosunku do nowszych inicjatyw. Regularne przeglądanie raportów gwarantuje, że odzwierciedlają one bieżące priorytety, pomagając decydentom skoncentrować się na tym, co jest ważne teraz.
• Optymalizuj wydajność dzięki informacjom zwrotnym:
  • Żaden raport nie jest doskonały od samego początku. Zbieranie opinii od użytkowników końcowych — tych, którzy codziennie korzystają z raportów — może dostarczyć cennych informacji na temat tego, co działa, a co nie. To podejście gwarantuje, że raporty pozostaną dla użytkownika przyjazne i skuteczne.
• Usuń nieaktualne lub zbędne dane:
  • Z biegiem czasu niektóre dane mogą stać się nieaktualne lub zbędne. Regularne audyty mogą pomóc w identyfikacji takich danych, zapewniając, że raporty będą zawsze przejrzyste i uporządkowane. To nie tylko sprawia, że raporty są łatwiejsze do odczytania, ale także zapewnia krótszy czas ładowania i lepszą wydajność.
• Uwzględnij nowe funkcje i aktualizacje:
  • Salesforce stale się rozwija, wprowadzając nowe funkcje, narzędzia i funkcjonalności. Regularne przeglądanie raportów gwarantuje, że wykorzystujesz najnowsze możliwości platformy, dzięki czemu Twoje raporty są bardziej dynamiczne i wnikliwe.

Regularne audyty i aktualizacje nie dotyczą tylko konserwacji — ale ciągłego doskonalenia. Zapewniając, że raporty Salesforce są zawsze zgodne z teraźniejszością, gwarantujesz, że pozostaną one cennym narzędziem do podejmowania decyzji, rozwoju i budowania strategii.

8. Inwestuj w szkolenia i ciagłe uczenie się:

Nawet najpotężniejsze narzędzia mogą nie działać prawidłowo, jeśli nie są właściwie używane. Salesforce ze swoim rozbudowanym zestawem funkcji nie jest wyjątkiem. Aby w pełni wykorzystać potencjał raportów Salesforce, najważniejsze są ciągłe szkolenia i nauka – zarówno dla nowicjuszy, jak i doświadczonych użytkowników.

• Szkolenie wprowadzające dla nowych użytkowników:
  • Wprowadzasz nowych członków zespołu do Salesforce? Kompleksowe szkolenie wprowadzające zapewni im szybkie rozpoczęcie pracy. Pomaga im to zapoznać się z niuansami platformy i specyficznym wdrożeniem Twojej organizacji, dzięki czemu mogą od pierwszego dnia skutecznie generować i interpretować raporty.
• Kursy odświeżające dla istniejących użytkowników:
  • Cyfrowy krajobraz i narzędzia takie jak Salesforce stale się rozwijają. Regularne kursy odświeżające mogą pomóc doświadczonym użytkownikom uzyskać dostęp do najnowszych funkcji, najlepszych praktyk i funkcjonalności. To nie tylko zwiększa wydajność, ale także sprzyja kulturze ciągłego uczenia się.
• Wykorzystaj zasoby własne Salesforce:
  • Salesforce oferuje bogactwo zasobów edukacyjnych, od modułów Trailhead po seminaria internetowe i przewodniki użytkownika. Zachęć swój zespół do korzystania z tych zasobów, promując samodzielne podejście do nauki.
• Warsztaty i certyfikaty zewnętrzne:
  • Oprócz własnych zasobów Salesforce dostępnych jest wiele zewnętrznych warsztatów, kursów i certyfikatów. Inwestycja w nie może pogłębić wiedzę Twojego zespołu na temat raportowania Salesforce, przekształcając go ze zwykłych użytkowników w prawdziwych ekspertów ds. platformy.

Siła raportowania Salesforce tkwi nie tylko w samym narzędziu, ale także w sposobie jego użycia. Kładąc duży nacisk na szkolenia i ciągłe uczenie się, masz pewność, że Twój zespół jest zawsze przygotowany do wyciągania najgłębszych wniosków z Twoich danych, co wspomaga podejmowanie świadomych decyzji i strategiczny rozwój.

9. Zintegruj dane zewnętrzne, aby uzyskać obraz całościowy:

W dzisiejszym połączonym środowisku biznesowym dane nie istnieją w izolacji. Chociaż Salesforce oferuje solidny zestaw narzędzi do zarządzania danymi CRM i analizowania ich, integracja zewnętrznych źródeł danych może ulepszyć Twoje raporty, zapewniając pełniejszy obraz Twoich operacji i otoczenia biznesowego.

• Ujednolicenie silosów danych:
  • Wiele firm korzysta z niezliczonej liczby narzędzi i platform, z których każda generuje własny zestaw danych. Integracja tych źródeł danych z Salesforce zapewnia scentralizowane centrum dla wszystkich Twoich potrzeb w zakresie danych, rozbijając silosy i wspierając współpracę między działami.
• Uwzględnianie danych dotyczących rynku i konkurencji:
  • Poza operacjami wewnętrznymi kluczowe znaczenie ma wyczuwanie szerszego rynku i otoczenia konkurencji. Integrując dane z zewnętrznych badań rynku i analizy konkurencji z Salesforce, Twoje raporty mogą zapewnić wgląd nie tylko w to, na czym stoisz, ale także na to, gdzie stoisz w porównaniu z innymi.
• Ulepszone profile klientów z danymi z zewnątrz:
  • Pogłęb swoje zrozumienie klientów, integrując zewnętrzne źródła danych. Niezależnie od tego, czy chodzi o aktywność w mediach społecznościowych, zachowanie w witrynie czy historię zakupów na innych platformach, te wzbogacone dane mogą zapewnić 360-stopniowy obraz Twoich klientów, pomagając w segmentacji, personalizacji i ukierunkowanym marketingu.
• Zautomatyzowana synchronizacja i aktualizacje danych:
  • Nowoczesne narzędzia integracyjne zapewniają płynny przepływ danych pomiędzy Salesforce a platformami zewnętrznymi, automatyzując aktualizacje i zapewniając dokładność w czasie rzeczywistym. Dzięki temu Twoje raporty są zawsze aktualne i odzwierciedlają aktualny stan rzeczy, zarówno wewnętrzny, jak i zewnętrzny.

Integrując dane zewnętrzne z Salesforce, nie tylko ulepszasz swoje raporty — tworzysz całościowy ekosystem danych. Ten kompleksowy pogląd gwarantuje, że podejmowanie decyzji będzie oparte na pełnym spektrum dostępnych informacji, co umożliwi tworzenie strategii, które będą zarówno świadome, jak i skuteczne.

Podsumowując

W dobie informacji możliwość wyciągania praktycznych wniosków z danych stanowi ogromną przewagę konkurencyjną. Salesforce, jako jedna z wiodących na świecie platform CRM, oferuje potężny zestaw narzędzi do raportowania, których efektywne wykorzystanie może zapewnić transformacyjne i przełozyć się na wyniki biznesowe.

Od zrozumienia podstaw po integrację danych zewnętrznych – opanowanie raportów Salesforce to podróż polegająca na ciągłej nauce i adaptacji. Chodzi o coś więcej niż tylko liczby i wykresy; chodzi o ułożenie narracji, czyli opowiedzenie historii Twojej firmy w sposób przekonujący i pouczający.

Regularne audyty, ciągłe szkolenia i skupienie się na wizualizacji to tylko niektóre z kroków na drodze do mistrzostwa. Pamiętaj jednak, że prawdziwa siła tych raportów nie leży wyłącznie w danych i narzędziach, ale w rękach tych, którzy nimi dysponują. Dzięki zaangażowaniu, ciekawości i dążeniu do doskonałości każda organizacja może wykorzystać pełny potencjał raportów Salesforce, zamieniając surowe dane w strategiczne plany działania prowadzące do sukcesu.

Niech żyje raportowanie, podejmowanie świadomych decyzji i lepsza przyszłość Twojej firmy oparta na danych!

Zespół NEXELERO