5 typowych błędów Salesforce i jak ich unikać?

W świecie zarządzania relacjami z klientami (CRM) Salesforce króluje. Solidny zestaw narzędzi, szerokie możliwości dostosowywania i rozległy ekosystem sprawiły, że jest to doskonały wybór dla firm, które chcą usprawnić operacje i poprawić relacje z klientami. Jednak z wielką mocą wiąże się wielka odpowiedzialność.

Wykorzystanie pełnego potencjału Salesforce wymaga nie tylko znajomości jego funkcjonalności, ale także zrozumienia najlepszych praktyk. Firmy zbyt często rzucają się na głębokie wody Salesforce bez jasnej strategii, nieumyślnie wpadając w typowe pułapki. Błędy te, choć pozornie drobne, mogą z czasem się kumulować i prowadzić do nieefektywności, utraty możliwości, a nawet niepowodzeń finansowych.

Ale nie martw się! Niezależnie od tego, czy dopiero zaczynasz korzystać z Salesforce, czy też jesteś doświadczonym użytkownikiem, który chce udoskonalić swoje podejście, mamy dla Ciebie wsparcie. W tym poście przyjrzymy się pięciu częstym błędom popełnianym przez firmy podczas poruszania się po platformie Salesforce i przedstawimy praktyczne wskazówki, jak je ominąć. Rozpoznając i naprawiając te błędy, możesz zapewnić płynniejszą podróż Salesforce, maksymalizując zwrot z inwestycji i wzmacniając procesy biznesowe.

1. Brak dostosowania Salesforce do potrzeb Twojej firmy

Opis błędu:

W swej istocie Salesforce jest wszechstronną platformą zaprojektowaną z myślą o obsłudze niezliczonej liczby branż, funkcji i rozmiarów przedsiębiorstw. Jednak ta zdolność adaptacji może czasami być mieczem obosiecznym. Wiele firm, które chcą rozpocząć swoją przygodę z CRM, wdraża Salesforce od razu po wyjęciu z pudełka, bez dostosowywania go do swoich konkretnych potrzeb operacyjnych. Choć początkowo takie podejście może wydawać się oszczędzające czas, często skutkuje to platformą, która nie jest w pełni dostosowana do unikalnych procesów, celów i profili klientów firmy.

Skutki:

Niedostosowując Salesforce, firmy mogą doświadczyć kilku niepowodzeń:

1. Utrata produktywności: niedostosowany interfejs może zawierać nieistotne pola lub może brakować w nim tych niezbędnych, co prowadzi do dezorientacji użytkownika i nieefektywności.
2. Niewykorzystany potencjał: Salesforce ma mnóstwo funkcji. Bez personalizacji wiele z nich może pozostać nietkniętych i niezauważonych.
3. Niewłaściwie dopasowane procesy biznesowe: ogólna konfiguracja CRM może nie odzwierciedlać rzeczywistych przepływów pracy w firmie, co prowadzi do obejść, nieefektywności i potencjalnych niedokładności danych.

Jak tego uniknąć:

Uniknięcie tej pułapki wymaga proaktywnego podejścia:

1. Ocena przed wdrożeniem: przed skonfigurowaniem Salesforce poświęć chwilę na ocenę potrzeb biznesowych. Identyfikuj kluczowe procesy, punkty kontaktu z klientami i konkretne wymagania dotyczące danych.
2. Zainwestuj czas w dostosowywanie: wykorzystaj opcje dostosowywania Salesforce, aby dostosować pola, układy stron, typy rekordów i nie tylko. Dzięki temu CRM będzie ściśle odzwierciedlał działania Twojej firmy.
3. Poszukaj wiedzy specjalistycznej: jeśli nie masz pewności co do najlepszych strategii dostosowywania, rozważ zatrudnienie konsultanta Salesforce lub współpracę z partnerem Salesforce, takim jak NEXELERO. Mogą udzielić wskazówek, zasugerować najlepsze praktyki, a nawet zająć się dostosowywaniem, zapewniając płynne dostosowanie platformy do potrzeb biznesowych.

Bądź na bieżąco, aby uniknąć kolejnego częstego błędu, ale w międzyczasie cofnij się o krok i oceń swoją obecną konfigurację Salesforce. Czy przydałoby się trochę więcej personalizacji? Pamiętaj, że Salesforce to narzędzie i, jak wszystkich narzędzi, jego skuteczność zależy od tego, jak się nim posługujesz.

2. Zaniedbywanie jakości danych

Opis błędu:

Dane są siłą napędową każdego systemu CRM, a Salesforce nie jest wyjątkiem. Jednak zaskakująca liczba firm traktuje wprowadzanie danych jako nieistotne, co prowadzi do powstania systemu pełnego niekompletnych, nieaktualnych, a nawet zduplikowanych rekordów. Bez ustanowienia rygorystycznych standardów i praktyk dotyczących wprowadzania i konserwacji danych firmy ryzykują zatkaniem systemu Salesforce „brudnymi danymi”.

Skutki:

Konsekwencje złej jakości danych są wieloaspektowe i dalekosiężne:

1. Decyzje oparte na błędnych informacjach: decyzje podejmowane na podstawie niedokładnych danych mogą wprowadzać w błąd strategie, prowadząc do straconych szans lub nawet szkodliwych działań.
2. Zmarnowane wysiłki marketingowe: zduplikowane lub nieprawidłowe dane klientów mogą skutkować zbędnymi kampaniami marketingowymi lub niewłaściwym dotarciem do klientów, marnowaniem cennych zasobów i potencjalnym zniechęceniem klientów.
3. Napięcia w relacjach z klientami: nieprawidłowe dane klientów, takie jak błędne dane kontaktowe lub historie zakupów, mogą prowadzić do wpadek w komunikacji lub niespełnionych oczekiwań, pogarszając jakość obsługi klienta.

Jak tego uniknąć:

Zachowanie integralności danych Salesforce wymaga wspólnych wysiłków:

1. Regularne czyszczenie danych: zaplanuj okresowe audyty danych, aby zidentyfikować i naprawić niespójności, duplikaty lub nieaktualne zapisy. Narzędzia takie jak Data Loader Salesforce mogą pomóc w tym procesie.
2. Wykorzystaj wbudowane narzędzia: Salesforce ma wbudowane narzędzia do zarządzania duplikatami, które można skonfigurować zgodnie z własnymi potrzebami, zapobiegając tworzeniu się duplikatów.
3. Szkolenia i wytyczne: bardzo ważne jest, aby wszyscy użytkownicy rozumieli znaczenie jakości danych. Organizuj sesje szkoleniowe kładące nacisk na prawidłowe praktyki wprowadzania danych i twórz wytyczne lub listy kontrolne, których użytkownicy mogą przestrzegać.
4. Reguły sprawdzania poprawności danych: zaimplementuj reguły sprawdzania poprawności w Salesforce, aby mieć pewność, że niektóre krytyczne pola są zawsze wypełnione poprawnie, co przede wszystkim utrudnia „brudnym danym” przedostanie się do systemu.

W miarę wchodzenia w erę cyfrową znaczenie czystych i dokładnych danych rośnie. Uznając kluczową rolę, jaką dane odgrywają w Twoim systemie Salesforce i podejmując kroki w celu zapewnienia ich jakości, nie tylko optymalizujesz swój CRM – torujesz drogę do bardziej świadomych decyzji, skuteczniejszych strategii i silniejszych relacji z klientami.

3. Niewykorzystywanie raportów i dashboardów

Opis błędu:

Salesforce oferuje szeroką gamę funkcji raportowania i pulpitów nawigacyjnych, zaprojektowanych tak, aby zapewnić firmom wgląd w czasie rzeczywistym i kompleksowy obraz ich operacji. Jednak niektóre firmy albo pozostają nieświadome istnienia tych narzędzi, albo nieumiejętnie z nich korzystają. Niezależnie od tego, czy wynika to z braku wiedzy, przeszkolenia, czy po prostu niedoceniania ich znaczenia, zaniedbywanie możliwości raportowania Salesforce przypomina nawigację statkiem bez kompasu.

Skutki:

Pominięcie raportów i dashboardów może mieć kaskadowy wpływ:

1. Utracone spostrzeżenia: bez regularnych raportów firmy mogą przegapić kluczowe trendy, wzorce lub wąskie gardła, które mogą wpłynąć na ich strategie.
2. Brak decyzji opartych na danych: opieranie się na przeczuciach lub niepotwierdzonych dowodach zamiast na konkretnych danych może prowadzić do nieoptymalnych decyzji.
3. Brak możliwości śledzenia wskaźników KPI: bez pulpitów nawigacyjnych do wizualizacji kluczowych wskaźników trudno jest zmierzyć wydajność lub monitorować postęp w realizacji określonych celów.

Jak tego uniknąć:

Maksymalizacja wartości narzędzi raportowania Salesforce wymaga połączenia świadomości, szkoleń i regularnego użytkowania:

1. Zapoznaj się z narzędziami: poświęć czas na poznanie i zrozumienie funkcji raportowania Salesforce. Od raportów standardowych po raporty niestandardowe – dowiedz się, co jest dostępne i jak może pomóc Twojej firmie.
2. Regularne cykle przeglądów raportów: ustal procedurę, w ramach której zespoły przeglądają kluczowe raporty w ustalonych odstępach czasu – co tydzień, co miesiąc czy co kwartał. Dzięki temu spostrzeżenia oparte na danych konsekwentnie wpływają na strategie.
3. Niestandardowe pulpity nawigacyjne: twórz dostosowane pulpity nawigacyjne dla różnych działów lub ról. Przedstawiciel handlowy może potrzebować innego spojrzenia niż dyrektor ds. marketingu. Dostosowanie tych widoków gwarantuje, że każdy użytkownik od razu otrzyma najbardziej istotne dane.
4. Ciągłe szkolenia: gdy Salesforce wprowadza nowe funkcje lub aktualizacje, upewnij się, że Twój zespół jest na bieżąco. Rozważ zorganizowanie kursów lub warsztatów odświeżających wiedzę, aby głębiej poznać zaawansowane funkcje raportowania.

W dobie informacji posiadanie danych w zasięgu ręki to nie tylko luksus – to konieczność. Raporty i pulpity nawigacyjne w Salesforce to potężne narzędzia zaprojektowane, aby oświetlać ścieżkę Twojej firmy. Stosując się do nich, nie tylko jesteś na bieżąco; przewodzisz.

4. Ignorowanie szkoleń i adaptacji użytkowników

Opis błędu:

Inwestycja w Salesforce to dopiero pierwszy krok. Prawdziwym wyzwaniem często jest zapewnienie, że użytkownicy będą korzystać z platformy i efektywnie ją wykorzystywać. W niektórych firmach panuje błędne przekonanie, że po wdrożeniu Salesforce użytkownicy w naturalny i płynny sposób dostosują się do niego. Jednak bez odpowiedniego szkolenia i zorganizowanej strategii wdrażania użytkownicy mogą czuć się przytłoczeni, uciekać się do starych praktyk lub po prostu nie wykorzystywać pełnego potencjału platformy.

Skutki:

Konsekwencje zaniedbania szkolenia użytkowników i wdrożenia są różnorodne:

1. Zmniejszony zwrot z inwestycji: potężne narzędzie, takie jak Salesforce, może zapewnić zwrot z inwestycji tylko wtedy, gdy jest skutecznie wykorzystywane. Niewykorzystane funkcje są równoznaczne ze zmarnowanymi zasobami.
2. Nieefektywność operacji: użytkownicy niezaznajomieni z pełnymi możliwościami Salesforce mogą uciekać się do obejść, co prowadzi do czasochłonnych i nieefektywnych procesów.
3. Frustracja użytkowników: brak zrozumienia może prowadzić do frustracji, oporu, a nawet negatywnego postrzegania platformy wśród pracowników.

Jak tego uniknąć:

Promowanie przyjęcia użytkowników i zapewnienie odpowiedniego szkolenia to nie tylko jednorazowy wysiłek; to proces ciągły:

1. Ustrukturyzowane wdrożenie: wprowadzając Salesforce do swojego zespołu, upewnij się, że istnieje zorganizowany proces wdrożenia. Powinno to obejmować podstawy poruszania się po platformie, wprowadzania danych i korzystania z podstawowych funkcji.
2. Ciągłe sesje szkoleniowe: w miarę rozwoju Salesforce i dodawania nowych funkcji organizuj regularne sesje szkoleniowe, aby Twój zespół był na bieżąco. Działanie to służy również jako platforma do rozwiązywania wszelkich problemów i wyzwań użytkowników.
3. Udostępnij zasoby: utwórz repozytorium zasobów, takich jak ściągawki, poradniki, filmy instruktażowe i często zadawane pytania. Pozwala to użytkownikom na samodzielne rozwiązywanie problemów w przypadku napotkania wyzwań.
4. Zachęcaj do wyrażania opinii: utwórz kanały, w których użytkownicy będą mogli przekazywać opinie na temat korzystania z Salesforce. Może to pomóc w zidentyfikowaniu obszarów niejasności lub uwydatnieniu funkcji, które mogą wymagać większego nacisku podczas szkolenia.
5. Mianuj "mistrzów Salesforce": wyznacz w swoich działach kompetentne osoby na „mistrzów Salesforce”. Mogą działać jako wsparcie pierwszej linii, pomagając współpracownikom i promując najlepsze praktyki.

Pamiętaj, że sukces narzędzia takiego jak Salesforce nie zależy tylko od jego możliwości, ale także od tego, jak dobrze użytkownicy potrafią je wykorzystać. Inwestując w szkolenia i wspierając kulturę ciągłego uczenia się, nie tylko promujesz wdrożenie Salesforce; dajesz swojemu zespołowi siłę do osiągnięcia sukcesu.

5. Brak planowania pod kątem skalowalności

Opis błędu:

Firmy ewoluują, a wraz z nimi ich potrzeby. Wdrażając Salesforce częstym niedopatrzeniem jest myślenie wyłącznie w kategoriach bezpośrednich potrzeb, bez uwzględnienia przyszłego wzrostu, ekspansji czy zmian w strategii. Jednak to, co dzisiaj sprawdza się w biznesie, jutro może nie wystarczyć. Planowanie z perspektywą krótkoterminową może prowadzić do przeszkód w miarę zwiększania skali działalności przedsiębiorstwa.

Skutki:

Istnieje wiele pułapek wynikających z braku planowania pod kątem skalowalności:

1. Wąskie gardła operacyjne: w miarę rozwoju firmy pierwotna konfiguracja Salesforce może okazać się nieodpowiednia, co może prowadzić do nieefektywności lub ograniczeń operacyjnych.
2. Zwiększone koszty: modernizacja instancji Salesforce w celu zapewnienia skalowalności w przyszłości może być bardziej czasochłonna, destrukcyjna i kosztowna niż uwzględnienie skalowalności od samego początku.
3. Utracone możliwości: bez możliwości szybkiego dostosowania i skalowania platformy firmy mogą przegapić pojawiające się możliwości lub zbyt wolno reagować na zmiany rynkowe.

Jak tego uniknąć:

Zapewnienie, że Twoja instancja Salesforce będzie gotowa na rozwój wraz z Tobą, wymaga przewidywania i planowania strategicznego:

1. Zabezpieczenie na przyszłość: konfigurując Salesforce, zawsze myśl o krok do przodu. Zastanów się, gdzie będzie Twoja firma za kolejne 2, 5, a nawet 10 lat. Pomoże to w wyborze odpowiedniej wersji Salesforce, aplikacji i konfiguracji.
2. Elastyczna architektura: dąż do modułowej i elastycznej architektury Salesforce. Pozwala to na łatwe dodatki lub modyfikacje bez konieczności remontu całego systemu.
3. Regularne przeglądy: okresowo przeglądaj konfigurację Salesforce pod kątem celów biznesowych i rozwoju. Czy są już dostępne nowe moduły lub narzędzia, z których możesz skorzystać? Czy platforma jest dostosowana do zmieniających się strategii biznesowych?
4. Skorzystaj ze wskazówek ekspertów: współpraca z ekspertami lub partnerami Salesforce, takimi jak NEXELERO, może dostarczyć cennych informacji na temat planowania skalowalności. Ich doświadczenie w pracy z różnymi przedsiębiorstwami może zaoferować szerszą perspektywę na potencjalne ścieżki wzrostu i wyzwania.

Rozwój jest aspiracją większości przedsiębiorstw. Dzięki odpowiedniemu planowaniu Salesforce może nie tylko wspierać ten rozwój, ale także działać jako katalizator. Działając proaktywnie i od samego początku biorąc pod uwagę skalowalność, masz pewność, że Twój CRM nie tylko będzie narzędziem na dziś, ale i na przyszłość.

Pewne poruszanie się po środowisku Salesforce

Salesforce, dzięki swoim solidnym możliwościom i wszechstronnym funkcjom, jest nieocenionym narzędziem dla firm z całego spektrum. Jednak jego potencjał można naprawdę uwolnić tylko wtedy, gdy zostanie on przemyślany i rozsądnie wykorzystany. Typowe błędy, które opisaliśmy — od przeoczenia dostosowywania po zaniedbanie skalowalności — przypominają, że kluczowe jest proaktywne, świadome i strategiczne podejście.

W NEXELERO wierzymy, że sukces z Salesforce to nie tylko opanowanie platformy; chodzi o zrozumienie i dostosowanie go do Twoich unikalnych potrzeb biznesowych, celów i wizji przyszłości. Pomijając te pułapki i stosując najlepsze praktyki, firmy mogą przekształcić Salesforce ze zwykłego narzędzia w strategicznego sojusznika.

Niezależnie od tego, czy dopiero zaczynasz swoją przygodę z Salesforce, czy chcesz zoptymalizować istniejącą konfigurację, zawsze pamiętaj: siła Salesforce leży nie tylko w jego funkcjach, ale także w sposobie ich wykorzystania. Mając odpowiednią wiedzę, strategię i partnerów u boku, możesz pewnie poruszać się po środowisku Salesforce, mając pewność, że Twoje wysiłki w zakresie CRM przyniosą nie tylko sukces, ale także pomogą Ci się przekształcić w firmę jutra.

Zespół NEXELERO